Облачная касса для ИП и ООО

По закону Юридические лица (далее ЮЛ) и Индивидуальные предприниматели (далее ИП), которые оказывают услуги и продают товары физическим лицам (далее ФЛ), должны использовать контрольно-кассовую технику (далее ), но в некоторых сферах бизнеса технически невозможно принимать платежи через кассира с использованием стационарного или мобильного терминала.

Например, совершая покупки в интернет-магазине, пользователи могут проводить оплату самостоятельно по безналичному расчёту. Для соблюдения 54 Федерального Закона, владелец торговой площадки должен использовать облачную ККТ. Это требование не касается ЮЛ и ИП, которые работают только с другими ЮЛ и ИП речь только о расчетах с ФЛ. Расскажем, кому нужна удалённая ККТ, как она работает и чем отличается от физической.

Отличия облачной онлайн-кассы от физической ККТ

По функциональности между привычной всем ККТ и виртуальной нет разницы. Отличие заключается в способе взаимодействия с покупателями. При использовании обычного терминала кассир и покупатель взаимодействуют с ним. При приёме денег с помощью виртуального оборудования пользователи не видят устройство, потому что оно находится в дата-центре. Они оплачивают продукцию и услуги через посредника, функции которого выполняет удалённый сервис.

Для проведения транзакции необходимо устойчивое интернет-соединение и наличие кассового аппарата, который предоставляется предпринимателю в аренду. Виртуальную версию оборудования, как и физическую, необходимо регистрировать в налоговой службе, причём это можно сделать удалённо.

В таблице приведены основные отличия стационарной кассы от облачной.

Кроме того, привычный всем аппарат может работать без интернета, а облачная технология может использоваться только при подключении к сети. Закон предусматривает исключения для территорий, где наблюдаются сложности со связью: предприниматели могут подключать устройство к интернету не реже, чем 1 раз в 30 дней, чтобы выгрузить данные о проведённых операциях.

Преимущества «облака» по сравнению со стационарным решением:

• операции выполняются быстрее, потому что отсутствует человеческий фактор;
• нет необходимости нанимать дополнительного сотрудника;
• оплата производится автоматически, не придётся беспокоиться о том, что сотрудник допустит ошибку или испортит оборудование;
• технические специалисты круглосуточно следят за работоспособностью оборудования.

Кому подходит облако

Облачное решение не подходит, если расчёты производятся через кассира или сотрудника, выполняющего его функции. Например, виртуальную ККТ не получится использовать в пункте выдачи заказа, офлайн-магазине, парикмахерской, на заправке. Но это подходящее решение в таких случаях:

• курьерская доставка заказов;
• оказание услуги на дому у клиента;
• заказ такси через агрегатор с помощью приложения;
• оплата заказанной продукции через интернет;
• платежи за коммунальные услуги путём перечисления на банковский счёт организации.

В некоторых направлениях бизнеса используются оба способа: через интернет и в физической торговой точке. Пример: у предпринимателя есть интернет-магазин, где пользователи заказывают продукцию с доставкой, и обычный, с приёмом денег в торговой точке или ПВЗ. В этом случае нужно использовать и физическое устройство, и удалённое решение.

Сколько стоит аренда

Цена аренды зависит от тарифа, возможностей техники, количества чеков, которые можно сформировать, и дополнительных услуг. Например, в Kass Line можно арендовать виртуальные кассы от 2 690 руб. в месяц. Обычно стоимость складывается из таких составляющих:

• непосредственно аренда;
• подключение электронного документооборота;
• подключение к ОФД;
• цена фискального накопителя;
• отправка чеков по email;
• обновление и настройка ПО.

Тарифы бывают срочные и почековые. Первый вариант выгоднее, когда совершается большое количество покупок на малые суммы, второй — когда покупки совершаются сравнительно редко. Независимо от выбранного тарифа, потребуется фискальный накопитель (ФН). Это устройство для записи и хранения данных обо всех операциях и сформированных чеках.

Как работает цифровая касса

Когда расчёты производятся с использованием облачной технологии, у покупателя есть возможность проводить оплату самостоятельно. Данные обо всех транзакциях сохраняются в облаке. Онлайн-сервис предоставляет предпринимателю личный кабинет, где можно их посмотреть.

Расчёты с помощью облачной технологии в интернет-магазине происходят по такой схеме:

1. Покупатель выбирает товар, отправляет его в корзину и переходит к оплате.
2. В открывшуюся форму вводятся платёжные данные.
3. Информация поступает в платёжную систему.
4. Проверяется наличие средств на карте. Если их достаточно, деньги списываются и зачисляются на счёт продавца.
5. Информация поступает в дата-центр и записывается на фискальный накопитель, затем передаётся оператору фискальных данных (ОФД) и в ФНС.
6. Сразу после успешной оплаты клиент получает квитанцию в SMS-сообщении или на email.

Порядок подключения цифровой кассы

Для подключения предпринимателю нужно оставить заявку на сайте KassLine, предоставляющего оборудование в аренду. После заключения договора предоставляется доступ к личному кабинету, где доступны сведения о проведённых операциях. В ЛК можно анализировать статистику транзакций, следить за сроком действия фискального накопителя.

Чтобы проводить платежи в интернет-магазине, оборудование нужно интегрировать с CRM или CMS, на которой работает сайт. Для этого предоставляется API или готовое решение для интеграции.

Также необходимо обеспечить взаимодействие контрольно-кассовой техники с учётной программой. Для этого предусмотрены 2 варианта:

1. Скачать на сайте ОФД и загрузить в систему учёта программный модуль.
2. Интегрировать модуль с сайтом интернет-магазина.

Если остались вопросы, их можно задать сотруднику сервиса, предоставляющего кассы в аренду. Также поставщик услуги может выделить программистов, чтобы они установили и настроили необходимые модули.