Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года: что нужно сделать бизнесу

С 1 сентября 2026 года все участники грузоперевозок переходят на электронные перевозочные документы (ЭПД). Бумажные накладные и заявки останутся лишь в отдельных случаях, которые отдельно установит Минтранс. Рассказываем, кого это касается, какие документы переводятся «в цифру» и что нужно успеть подготовить, чтобы переход прошёл без авралов.

Что меняется

С 1 сентября 2026 года участники перевозочного процесса обязаны оформлять перевозочные документы в электронном виде — независимо от вида транспорта и масштаба бизнеса. Основание — Федеральный закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ, который внёс поправки в закон о транспортно-экспедиционной деятельности (ФЗ от 30.06.2003 № 87-ФЗ) и ряд смежных актов.

Это не рекомендация, а прямое требование закона. Электронные документы передаются между сторонами перевозки через аккредитованных операторов и направляются в государственную информационную систему — ГИС ЭПД.

Какие документы переходят в электронный вид

• транспортные накладные;
• заказы и заявки на перевозку;
• экспедиторские документы;
• железнодорожные транспортные накладные;
• грузовые накладные при авиаперевозках.

Кого это касается

Закон не делает исключений по организационно-правовой форме. Если компания или ИП участвует в логистической цепочке — как грузоотправитель, перевозчик или экспедитор, — новые правила касаются напрямую. Бумажный документооборот в перевозках перестаёт быть нормой и становится исключением.

Когда ещё можно работать на бумаге

Полностью бумага не исчезает. Закон допускает отдельные ситуации, в которых перевозочные документы можно оформить на бумажном носителе. Конкретный перечень таких случаев определяет Минтранс России своими актами.

Например, для железнодорожных перевозок такие исключения уже закреплены приказом Минтранса № 407 — бумага допускается при перевозках на территориях с режимом повышенной готовности, чрезвычайной ситуации, военного или чрезвычайного положения. То есть общий принцип — электронный документооборот, а бумага остаётся точечным исключением, прямо прописанным в нормативных актах.

Почему лучше перейти заранее

ФНС рекомендует не дожидаться 1 сентября 2026 года и начать использовать ЭПД уже сейчас. Заблаговременный переход позволяет:

• протестировать технические решения и интеграцию с учётной системой;
• отладить внутренние бизнес-процессы;
• обучить персонал работе в новом формате.

В результате к обязательному сроку компания подойдёт спокойно, без перестройки процессов в последний момент.

Как перейти на ЭПД: три шага

1. Оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП). Сертификат КЭП оформляется на руководителя организации или ИП. Если документы будут подписывать сотрудники, дополнительно потребуется машиночитаемая доверенность (МЧД) на каждого из них.

2. Подключиться к оператору ИС ЭПД. Нужно выбрать одного из аккредитованных операторов информационной системы электронных перевозочных документов. Оператор обеспечивает обмен документами между участниками перевозки и передачу данных в ГИС ЭПД.

3. Настроить доступы и роли сотрудников. Откройте доступ к сервису ЭПД тем, кто оформляет и обрабатывает документы, назначьте ответственного администратора для управления правами пользователей и при необходимости подключите водителей, если они работают с электронными документами.

Что это даёт бизнесу

Переход на ЭПД — это не только выполнение требований закона, но и реальная экономия:

• меньше расходов на печать — не нужно содержать и обслуживать печатающую технику, покупать расходники;
• экономия на бумаге и канцелярии;
• никаких курьеров — оригиналы больше не нужно физически пересылать между сторонами;
• документы невозможно потерять — они хранятся у оператора и в ГИС ЭПД;
• деньги приходят быстрее — заказчику не нужно ждать бумажный оригинал накладной, поэтому оплата поступает заметно раньше (по оценкам ФНС — в среднем примерно на 20 дней).

Коротко: что успеть до 1 сентября 2026 года

Начать подготовку лучше уже сейчас: чем раньше отлажены процессы и подписи, тем спокойнее пройдёт обязательный переход.