Электронная транспортная накладная: как заполнять ЭТрН в разных ситуациях перевозки

С 1 сентября 2026 года электронные перевозочные документы становятся обязательными для всех, кто участвует в автомобильных грузоперевозках — вне зависимости от отрасли и масштаба бизнеса. Бумажная транспортная накладная уходит в прошлое: ее место занимает ЭТрН — электронный документ, который «путешествует» вместе с грузом от погрузки до выдачи получателю.

Главная сложность для бизнеса не в самом переходе на электронный формат, а в том, что состав документа и очередность подписания зависят от схемы перевозки. Одно дело — прямая доставка от продавца покупателю, и совсем другое — сборный груз, перегрузка на распределительной площадке или возврат товара после отказа. Ниже разбираем устройство ЭТрН и порядок действий для каждого типового сценария.

Структура ЭТрН: восемь титулов

Действующий формат электронной транспортной накладной — 5.01, он утвержден Приказом ФНС России от 09.12.2021 № ЕД-7-26/1065@. Документ разбит на восемь частей — титулов, каждый из которых представляет собой отдельный файл обмена и закрывает свой этап перевозки.

Первые четыре титула — обязательный минимум для любой перевозки. Титулы с пятого по восьмой добавляются точечно: когда меняется стоимость, адрес доставки, машина или водитель.

Подписанный квалифицированной электронной подписью титул отправляется оператору ИС ЭПД. Оператор проверяет формат файла, уникальность идентификатора и валидность КЭП, после чего рассылает документ остальным участникам перевозки и передает данные в ГИС ЭПД — государственную систему, к которой подключены ФНС, МВД, Минтранс, Минцифры и Ространснадзор.

Сценарий 1. Прямая перевозка без посредников

Самая простая схема: есть отправитель, перевозчик и получатель — и ровно четыре титула.

1. Грузоотправитель формирует титул 1, подписывает его КЭП и передает оператору.
2. Перевозчик сверяет данные и при погрузке оформляет титул 2 — фиксирует состояние груза и, если нужно, замечания к упаковке.
3. Грузополучатель принимает товар и заполняет титул 3; сюда же вносятся сведения о повреждениях или недостаче, если они обнаружены.
4. Перевозчик закрывает рейс титулом 4 — подтверждает, что груз выдан.

После четвертой подписи документооборот по перевозке считается завершенным: все события зафиксированы в ГИС ЭПД.

Сценарий 2. В перевозке участвует экспедитор

Здесь все решает один вопрос: получал ли экспедитор груз в свое владение.

Экспедитор только организует доставку и товар в руки не принимает — тогда работает та же цепочка, что и в прямой перевозке. Титул 1 подписывает клиент экспедитора, титул 2 — фактический перевозчик, титул 3 — конечный получатель.

Экспедитор принял груз — тогда титул 1 оформляет уже он и указывает:

• в разделе 1 — себя как «Экспедитора» с атрибутом «ГОЭксп» = 1;
• в разделе 1а — своего заказчика, то есть реального грузоотправителя;
• в разделе 8 (ЛОП) — лицо, уполномоченное экспедитором.

Все дальнейшие шаги стандартные: перевозчик подписывает титулы 2 и 4, получатель — титул 3.

Не забывайте про договорную основу: с экспедитором обычно действуют два договора — на организацию перевозки (с отправителем груза) и на саму перевозку (с перевозчиком). Второй как раз и сопровождается набором титулов ЭТрН.

Сценарий 3. Сборный груз со склада временного хранения

Партии от разных заказчиков консолидируются на складе, а затем склад или экспедитор заказывает одну перевозку до конечных получателей.

Юридически грузоотправителем в накладной выступает тот, кто организовал сборку — склад либо экспедитор, хотя владельцем каждой партии остается ее исходный собственник. В титуле 1 указывается:

• раздел 1 — «Экспедитор 2» с признаком «является экспедитором»;
• раздел 1а — экспедитор-склад;
• раздел 8 (ЛОП) — экспедитор-склад как сторона, которая сообщила условия договора перевозки.

Дальше — привычная последовательность: титул 2 при погрузке, титул 3 при приемке, титул 4 при завершении рейса.

Сценарий 4. Кросс-докинг: перегрузка без хранения

Товар привозят одной крупной машиной, на площадке перегружают в несколько малотоннажных автомобилей и развозят разным получателям — без длительного размещения на складе. В этой схеме оформляются две самостоятельные ЭТрН.

Накладная № 1 — на магистральное плечо. Экспедитор фигурирует в ней и как отправитель, и как получатель, ведь именно он принимает товар для дальнейшего распределения. В титуле 1 заполняется:

• раздел 1 — экспедитор с признаком «является экспедитором»;
• раздел 1а — заказчик экспедиторских услуг;
• раздел 6 — перевозчик, который дает магистральный транспорт.

Перевозчик оформляет титул 2 при приеме груза, экспедитор — титул 3 при получении товара на площадке, перевозчик закрывает накладную титулом 4.

Накладная № 2 — на «последнюю милю» до конечного клиента, уже другим транспортом. Схема повторяет базовую, но отправителем в титуле 1 снова выступает экспедитор с признаком «является экспедитором», а получателем — конечный покупатель. Закрывает эту накладную второй перевозчик.

Сценарий 5. В пути поменялись водитель или машина

Поломка, болезнь водителя, перецепка — в любом из этих случаев перевозчик оформляет дополнительный титул 8, не останавливая остальной документооборот:

1. Отправитель подписывает титул 1, перевозчик — титул 2.
2. В момент замены перевозчик формирует титул 8 с данными нового водителя или транспортного средства и заверяет его КЭП.
3. Получатель оформляет приемку титулом 3.
4. Перевозчик завершает рейс титулом 4.

Титул 8 не привязан к конкретному этапу: его можно выпустить в любой момент между погрузкой и разгрузкой — он лишь фиксирует сам факт замены.

Сценарий 6. Скоропортящиеся и «особые» грузы

Для продукции с температурным режимом и других грузов с особыми условиями сама схема подписания не меняется — меняется наполнение титула 1. Грузоотправитель указывает себя как обычного отправителя, но дополнительно вносит в сведения о грузе температурные требования и данные для санитарного, фитосанитарного, карантинного или таможенного контроля.

Тот же принцип действует для товаров, подлежащих учету в государственных системах — например, в системе маркировки «Честный знак». В титуле 1 проставляется атрибут «УчГосСист» = 1 и заполняются сведения о том, в какую систему передаются данные о товаре. Остальные титулы оформляются как в базовом сценарии.

Сценарий 7. Получатель принял только часть груза

Повреждена упаковка, часть партии не соответствует заказу — получатель вправе принять товар частично. Перевозка при этом не заканчивается, а переходит в режим переадресации:

1. Получатель в титуле 3 отмечает частичную приемку и ее причину.
2. Перевозчик оформляет титул 4 с данными о частичной доставке.
3. Перевозчик и отправитель согласовывают, куда везти непринятый остаток.
4. Перевозчик выпускает титул 7 с новым получателем и адресом.
5. Новый получатель подписывает свой титул 3, а перевозчик закрывает перевозку повторным титулом 4.

Фактически накладная разбивается на два круга подписания титулов 3 и 4 — до переадресации и после.

Сценарий 8. Полный отказ от приемки

Более жесткая версия предыдущей ситуации, характерная для перевозок с экспедитором и иностранным заказчиком.

Экспедитор оформляет титул 1, указав в разделе 1а иностранное лицо как заказчика, а в разделе 8 (ЛОП) — своего уполномоченного представителя. Перевозчик подписывает титул 2, получатель фиксирует в титуле 3 отказ и его причину, перевозчик оформляет титул 4.

После отказа груз возвращается экспедитору — теперь получателем становится он сам. Стороны согласовывают адрес возврата, перевозчик выпускает титул 7 о переадресации, экспедитор подтверждает прием товара титулом 3, и перевозчик закрывает документооборот финальным титулом 4.

Сценарий 9. Самовывоз со склада продавца

При самовывозе договор перевозки заключает покупатель, поэтому формально он выступает сразу в двух ролях — и отправителя, и получателя груза.

Титул 1 при этом заполняет тот, кто физически отгружает товар в машину, то есть продавец. В разделе 1 (грузоотправитель) он указывает покупателя, а себя вносит в раздел 8 (ЛОП). Далее перевозчик подписывает титул 2 при погрузке, покупатель — титул 3 при приемке, перевозчик завершает рейс титулом 4.

Ключевое отличие от типовой схемы: перевозку здесь оплачивает и организует покупатель, даже если товар в кузов грузит продавец.

Сценарий 10. Перемещение между складами одной компании

Если груз едет с одного склада компании на другой, но за рулем — сторонний перевозчик, ЭТрН оформлять обязательно, хотя отправитель и получатель юридически совпадают. Компания подписывает титул 1, перевозчик принимает груз титулом 2, подразделение на втором складе фиксирует приемку титулом 3, перевозчик закрывает перевозку титулом 4.

А вот когда между складами товар возит собственный транспорт компании без привлечения стороннего перевозчика, электронная накладная не нужна вообще.

Общая логика всех сценариев

Как бы ни различались роли и количество участников, правила остаются едиными:

• титулы 1–4 оформляются при любой перевозке без исключений;
• каждый титул заверяется КЭП того участника, который его заполнил;
• обмен идет через оператора ИС ЭПД, который проверяет подпись, формат и уникальность идентификатора, а затем передает сведения в ГИС ЭПД;
• любое усложнение процесса — экспедитор, переадресация, замена машины, частичная приемка — добавляет один из опциональных титулов, но не ломает базовую цепочку подписания.

Достаточно правильно определить, кто в конкретной перевозке является грузоотправителем, экспедитором и получателем, — и состав титулов с порядком их подписания складывается сам собой.